Dateien teilen mit Nextcloud – so einfach geht’s

Was ist Nextcloud – und warum lohnt es sich?

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform, die auf einem eigenen Server oder bei einem Hosting-Anbieter betrieben wird. Sie funktioniert wie Dropbox oder Google Drive – mit dem Unterschied, dass die Daten auf Ihrer eigenen Infrastruktur liegen und Sie die vollständige Kontrolle behalten. Für Unternehmen, die regelmäßig Dateien mit Kunden, Lieferanten oder Partnern austauschen, ist Nextcloud eine leistungsfähige und unkomplizierte Lösung.

Der Desktop-Client installiert sich wie ein normaler Ordner auf Ihrem Computer. Alles, was Sie dort ablegen, wird automatisch synchronisiert – auf allen Geräten und für alle Nutzer, die Zugriff haben. Zusätzlich gibt es Apps für iOS und Android sowie eine vollständige Browser-Oberfläche.

Schritt 1: Eine Datei oder einen Ordner teilen

Das Teilen einer Datei in Nextcloud ist in wenigen Klicks erledigt. Sie navigieren in der Web-Oberfläche oder im Desktop-Client zur gewünschten Datei oder zum Ordner und klicken auf das Teilen-Symbol (ein kleines Pfeil-Icon). Es öffnet sich ein Seitenbereich mit den Freigabe-Optionen.

Dort wählen Sie „Link teilen“. Nextcloud generiert automatisch einen eindeutigen Link, den Sie per E-Mail, Chat oder auf beliebigem Weg an den Empfänger weitergeben können. Der Empfänger benötigt kein eigenes Nextcloud-Konto – er öffnet den Link einfach im Browser und sieht die freigegebene Datei oder den Ordner.

Schritt 2: Berechtigungen festlegen

Bei jedem geteilten Link können Sie genau steuern, was der Empfänger darf:

Nur anzeigen – Der Empfänger kann die Datei öffnen und herunterladen, aber nichts verändern. Ideal für fertige Dokumente, Angebote oder Berichte.

Bearbeiten – Der Empfänger kann Dateien im Ordner verändern, umbenennen oder löschen. Sinnvoll für enge Zusammenarbeit mit vertrauten Partnern.

Hochladen (Dateiablage) – Der Empfänger kann Dateien in den Ordner hochladen, sieht aber nicht, was andere bereits hochgeladen haben. Perfekt für Einreichungen, Bewerbungen oder Lieferantenunterlagen.

Diese Einstellung lässt sich jederzeit nachträglich ändern oder der Link vollständig deaktivieren.

Schritt 3: Passwort und Ablaufdatum setzen

Für sensible Inhalte empfiehlt es sich, den Link zusätzlich abzusichern. Nextcloud bietet dafür zwei einfache Optionen:

Mit einem Passwort schützen Sie den Link vor unberechtigtem Zugriff, falls er versehentlich weitergeleitet wird. Das Passwort teilen Sie separat – zum Beispiel telefonisch oder per SMS.

Mit einem Ablaufdatum wird der Link automatisch nach einer bestimmten Zeit ungültig. Das ist besonders praktisch bei zeitlich begrenzten Projekten oder wenn Sie sicherstellen wollen, dass ältere Versionen nicht mehr zugänglich sind.

Beide Optionen lassen sich kombinieren und sind in wenigen Sekunden eingestellt.

Schritt 4: Dauerhaft geteilte Ordner für wiederkehrende Zusammenarbeit

Wer regelmäßig mit denselben Personen zusammenarbeitet, muss nicht jedes Mal einen neuen Link erstellen. Nextcloud ermöglicht es, Ordner dauerhaft mit bestimmten Personen zu teilen – entweder über einen dauerhaften Link oder, wenn der Partner ebenfalls ein Nextcloud-Konto hat, direkt über den Nutzernamen (auch über verschiedene Nextcloud-Instanzen hinweg, dank des Federated-Cloud-Sharing-Protokolls).

So hat ein Lieferant immer Zugriff auf den aktuellen Stand der Bestellunterlagen, ein Kunde sieht automatisch neue Projektdateien, und ein externer Mitarbeiter kann direkt in den freigegebenen Ordner arbeiten – ohne E-Mail-Anhänge, ohne Versionschaos.

Was Nextcloud noch kann

Neben dem Dateiteilen bietet Nextcloud eine Reihe weiterer Funktionen, die den Arbeitsalltag vereinfachen:

Was LANSTARK für Sie übernimmt

Nextcloud selbst aufzusetzen und zu betreiben erfordert einen Server, regelmäßige Updates, Backups und Monitoring. LANSTARK übernimmt all das vollständig: Wir richten Ihre Nextcloud-Instanz auf einem Server in Deutschland ein, halten sie aktuell, sichern Ihre Daten täglich und stehen bei Fragen direkt zur Verfügung.

Sie bekommen eine einsatzbereite Lösung unter Ihrer eigenen Domain – und können am ersten Tag damit beginnen, Dateien mit Kunden und Partnern zu teilen.

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